Confidentialité et renseignements personnels

Ce que AV-D recueille, pourquoi, où cela vit, combien de temps, et ce que vous pouvez en exiger.

Le responsable de la protection des renseignements personnels

C'est à lui que s'adresse toute demande d'accès, de rectification, de portabilité ou de retrait, et toute plainte. Il répond dans les trente jours.

Ce que nous recueillons

• Votre compte : votre adresse courriel, votre nom, la langue que vous avez choisie, et une empreinte de votre mot de passe. Le mot de passe lui-même n'est jamais conservé : seule une empreinte irréversible l'est.
• Votre session : un jeton, dans un seul témoin de navigation, qui vous garde connecté. Il ne sert à rien d'autre.
• Ce que votre organisation saisit : les projets, les salles, les soumissions, et le carnet de clients — noms, personnes-ressources, adresses, téléphones et courriels de vos clients. Ces renseignements appartiennent à votre organisation ; le logiciel les garde pour elle.
• Un journal technique : le serveur note qui a fait quoi — par exemple qui a ouvert ou libéré un projet — pour retrouver la cause d'un problème. Ce journal porte des adresses courriel.
• Un code de récupération, si vous oubliez votre mot de passe : il vit quinze minutes, puis s'efface.

Nous ne recueillons rien d'autre. Il n'y a ni traceur, ni publicité, ni mesure d'audience, ni revente de quoi que ce soit.

Pourquoi

Pour faire fonctionner le service que votre organisation a demandé : vous reconnaître, garder votre travail, le rendre à vos collègues, et vous prévenir si quelque chose ne va pas. Rien n'est utilisé à une autre fin, et rien n'est communiqué à un tiers pour son propre usage.

Où vos renseignements vivent

Le serveur d'AV-D est hébergé au Canada, chez OVHcloud. C'est là que vos comptes, vos projets et votre carnet sont conservés et traités — et c'est là aussi que l'hébergeur en garde les sauvegardes : elles ne quittent pas le Canada.

Certains renseignements quittent toutefois le Québec, et la loi exige que nous le disions :

• Les courriels que le logiciel vous envoie — un code de récupération, par exemple — transitent par les serveurs de Google.
• Le trafic entre votre navigateur et le serveur transite par Cloudflare, qui le protège ; il est chiffré de bout en bout.
• Si vous reliez votre boîte Outlook au logiciel, votre organisation autorise Microsoft à lui remettre un jeton d'accès ; ce jeton reste sur le serveur et sert à déposer vos soumissions dans votre propre boîte.
• Si votre organisation configure un distributeur (une liste de prix en ligne), les recherches de produits lui sont transmises sous les identifiants que votre organisation a fournis.

Combien de temps

• Votre compte et ce que votre organisation a saisi : tant que le compte ou l'organisation existe. Vous pouvez en demander la suppression.
• Votre compte, supprimé par vous-même (« Mes données ») : il est anonymisé sur-le-champ — votre nom et votre courriel disparaissent de tout ce qui vous désignait, et rien n'attend quatre-vingt-dix jours.
• Une organisation fermée par l'administration : l'accès se ferme sur-le-champ ; ses renseignements sont conservés quatre-vingt-dix jours — le temps de rattraper une erreur ou de reprendre un litige — puis détruits, et les sauvegardes qui les portaient encore sont écrasées dans le même délai.
• Votre session : elle expire d'elle-même, et se termine dès que vous vous déconnectez.
• Le journal technique : douze mois, puis effacé. C'est plus que le plancher reconnu de quatre-vingt-dix jours, pour couvrir un cycle annuel et l'enquête d'un incident découvert tardivement.
• Les sauvegardes : quatre-vingt-dix jours glissants chez l'hébergeur, au Canada, après quoi les plus anciennes sont écrasées.

Vos droits

• Accès : savoir ce que nous détenons sur vous, et en obtenir une copie.
• Rectification : faire corriger ce qui est inexact ou incomplet.
• Portabilité : recevoir vos renseignements dans un format structuré et couramment utilisé, pour les emporter ailleurs.
• Retrait : retirer votre consentement, et demander la suppression de votre compte.
• Plainte : vous adresser au responsable nommé plus haut, et, si sa réponse ne vous satisfait pas, à la Commission d'accès à l'information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Pour exercer un de ces droits, écrivez au responsable à l'adresse indiquée en tête de cette page. Aucun formulaire n'est exigé.

Comment nous protégeons vos renseignements

• Chaque organisation ne voit que ses propres données : le cloisonnement est la règle par défaut, sans réglage à faire.
• Les mots de passe ne sont jamais conservés en clair, et un mot de passe d'au moins huit caractères est exigé.
• Le témoin de session n'est lisible par aucun script et ne voyage qu'en connexion chiffrée.
• Les codes de récupération expirent en quinze minutes et se bloquent après cinq essais.

En cas d'incident

Tout incident de confidentialité est consigné dans un registre, qu'il présente ou non un risque de préjudice sérieux. S'il en présente un, nous en avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, comme la loi l'exige. Le registre est conservé au moins cinq ans et peut être exigé par la Commission ou par le Commissariat.

Quand cette politique change

La date ci-dessous est celle de la dernière révision. Un changement qui touche vos droits vous est annoncé dans le logiciel avant d'entrer en vigueur.